Konzert veranstalten: Diese Kosten solltest du vor dem Ticketverkauf kennen

Die Band steht fest, die Location klingt gut und im Kopf läuft schon der erste Song. Bevor du den Vorverkauf startest, lohnt sich ein nüchterner Blick auf die Zahlen: Was kostet der Abend insgesamt – und wie viele zahlende Gäste brauchst du, damit er sich trägt?

Mit einer einfachen Kalkulation erkennst du früh, ob Ticketpreis, Kapazität und Budget zusammenpassen. Diese Übersicht hilft dir dabei, die wichtigsten Kosten zu sammeln und typische Lücken zu vermeiden.

1. Location: Frag nach dem Gesamtpreis

Die Raummiete ist oft nur ein Teil der Rechnung. Kläre vor der Buchung, welche Leistungen enthalten sind: vorhandene Technik, Betreuung, Reinigung, Strom, Garderobe sowie Zeiten für Aufbau, Soundcheck und Abbau. Zusätzliche Stunden können dein Budget verändern.

Halte außerdem fest, wer die Gastronomie betreibt und wem die Erlöse gehören. Ein voller Tresen verbessert deine Kalkulation nur, wenn tatsächlich ein vereinbarter Anteil bei dir ankommt. Eine Kaution bindet Geld, ist bei vollständiger Rückzahlung aber kein endgültiger Aufwand.

2. Bühne und Technik: Material braucht Menschen

Prüfe den Technical Rider der Künstler gemeinsam mit der Location oder einem Technikdienstleister. Reichen Anlage, Licht und vorhandene Backline aus? Wer übernimmt Ton, Licht, Transport und Aufbau?

Plane Personal und Arbeitszeit ausdrücklich mit ein. Eine günstige Materialmiete hilft wenig, wenn Betreuung, Fahrt und Abbau später zusätzlich berechnet werden. Lass dir möglichst ein Angebot geben, das den gesamten Einsatz beschreibt.

3. Gagen: Auch das Drumherum gehört ins Budget

Neben der vereinbarten Gage können Reisekosten, Unterkunft, Catering oder eine Umsatzbeteiligung anfallen. Bei einer garantierten Mindestgage mit zusätzlicher Beteiligung solltest du mehrere Verkaufsszenarien rechnen.

Vereinbare schriftlich, welche Kosten enthalten sind und wann Zahlungen fällig werden. Prüfe außerdem, ob für deine Aufträge Künstlersozialabgabe anfällt. Die Einordnung hängt vom konkreten Fall ab; Informationen und eine Checkliste findest du bei der Künstlersozialkasse. Rechne dafür keinen beliebigen Pauschalbetrag ein, sondern kläre deine tatsächliche Verpflichtung.

4. GEMA und weitere veranstaltungsbezogene Kosten

Für die Musiknutzung solltest du die Anmeldung und den passenden Tarif frühzeitig mit der GEMA klären. Die Höhe lässt sich nicht seriös mit einem festen Betrag für jedes Konzert angeben. Nutze die offiziellen Informationen zur Anmeldung von Konzerten bei der GEMA. Denke auch an die anschließende Setlist-Meldung.

Je nach Veranstaltung können weitere Kosten entstehen, etwa für erforderliche Genehmigungen, Veranstalterhaftpflicht, Absperrungen oder besondere Auflagen. Kläre mit Location, zuständiger Stelle und Dienstleistern, was für deinen Abend nötig ist und wer es übernimmt.

5. Personal, Einlass und Sicherheit

Einlass, Abendkasse, Betreuung der Künstler, Security und gegebenenfalls Sanitätsdienst brauchen einen klaren Plan. Welche Funktionen erforderlich sind, hängt unter anderem von Veranstaltung, Location und geltenden Vorgaben ab.

Kalkuliere die vollständigen Einsatzzeiten statt nur der Konzertdauer. Briefing, Aufbau, Pausenvertretung und der letzte Rundgang nach Ende der Show gehören zum Aufwand. Auch bei freiwilligen Helfern können Verpflegung und Fahrtkosten entstehen.

6. Werbung und Ticketverkauf

Für Plakate, Gestaltung, Druck, Verteilung und bezahlte Onlinewerbung brauchst du ein eigenes Budget. Lege vorher fest, wie viel du ausgeben kannst, und erhöhe den Betrag nur mit Blick auf deine aktuelle Kalkulation.

Beim Ticketverkauf zählen neben der Verkaufsgebühr mögliche Zahlungs- und Bestellgebühren. Entscheidend ist, welchen Anteil du selbst trägst und welcher Betrag pro Ticket bei dir bleibt. Mit dem Ticket-Gebührenrechner von Soundpass kannst du unterschiedliche Gebührenmodelle gegenüberstellen. Prüfe vor dem Abschluss immer die aktuellen Konditionen des Anbieters.

7. Reserve einplanen, bevor etwas schiefgeht

Ein zusätzliches Kabel, eine längere Schicht oder eine kurzfristige Fahrt: Kleine Zusatzkosten summieren sich. Setze deshalb eine sichtbare Reserve in deine Planung. In der folgenden Beispielrechnung verwenden wir zehn Prozent der geplanten Kosten. Das ist eine Rechenannahme, keine allgemeingültige Empfehlung; bei größeren Unsicherheiten brauchst du entsprechend mehr Spielraum.

Beispiel: Wie viele Tickets braucht ein kleines Clubkonzert?

Die folgenden Beträge sind frei gewählte Planwerte für ein fiktives Konzert, keine Marktpreise oder Tarifauskünfte. Für die einfache Rechnung behandeln wir alle Beträge auf derselben Kostenbasis; eine gesonderte Umsatzsteuerberechnung erfolgt nicht.

Angenommen, du hast zusätzlich 600 € fest zugesagtes Sponsoring. Dann bleiben 3.360 €, die du über Tickets decken musst. Bei einem Ticketpreis von 20 € und 1 € Gebühren, die du pro Ticket selbst trägst, stehen dafür 19 € je verkauftem Ticket zur Verfügung.

3.360 € ÷ 19 € = 176,84. Du brauchst also mindestens 177 verkaufte Tickets. Da du kein Teil-Ticket verkaufen kannst, wird auf die nächste ganze Zahl aufgerundet.

Bei 250 verkaufbaren Plätzen entspricht das rund 71 % Auslastung. Falls du Freikarten vergibst, verringern sie die Zahl der verkaufbaren Plätze. Sind neben den Ticketgebühren weitere Kosten pro Gast zu erwarten, musst du auch diese vom verfügbaren Betrag pro Ticket abziehen.

Was ändert ein anderer Ticketpreis?

Bei unverändert 3.360 € Deckungsbedarf und angenommenen 1 € Gebühren je Ticket ergibt sich:

Ein höherer Preis senkt rechnerisch die nötige Ticketzahl. Ob dein Publikum diesen Preis akzeptiert, beantwortet die Tabelle allerdings nicht. Vergleiche deshalb passende Veranstaltungen und rechne mit einer realistischen Nachfrage. Gebühren können sich bei anderen Preisen ebenfalls ändern; im Beispiel bleiben sie zur Veranschaulichung konstant.

Deine eigenen Kosten und Ticketpreise kannst du im kostenlosen Break-even-Rechner durchspielen.

Umsatz ist nicht Gewinn – und eine Zusage ist noch kein Geld auf dem Konto

Rechne bei Getränken und Merch nur den Beitrag ein, der nach Einkauf und direkt zugehörigen Kosten tatsächlich bei dir bleibt. 1.000 € Getränkeumsatz sind keine 1.000 € zur Deckung der Konzertkosten.

Prüfe neben der Rentabilität auch die Zahlungszeitpunkte: Gagenanzahlung, Miete und Technik können fällig werden, bevor dein Ticketanbieter auszahlt. Eine Veranstaltung kann auf dem Papier aufgehen und trotzdem vorübergehend mehr Geld benötigen, als verfügbar ist.

Deine Checkliste vor dem Vorverkaufsstart

• Leistungen, Nebenkosten und Zahlungsfristen schriftlich klären.
• Kosten, mögliche Abgaben und eine begründete Reserve erfassen.
• Nur verlässlich zugesagte Nebeneinnahmen fest einplanen.
• Ticketgebühren und weitere Kosten pro Gast berücksichtigen.
• Verkaufbare Kapazität nach Freikarten und Sperrplätzen prüfen.
• Ein vorsichtiges, ein realistisches und ein gutes Verkaufsszenario rechnen.
• Vorfinanzierung und mögliche Ausfallkosten im Blick behalten.

Dein Budget muss vor dem ersten Konzert nicht kompliziert sein. Es muss vollständig genug sein, damit du Entscheidungen treffen kannst. Sammle belastbare Angebote, rechne den nötigen Ticketverkauf aus und aktualisiere die Zahlen, sobald sich etwas ändert. So weißt du vor dem ersten verkauften Ticket, welche Auslastung dein Abend braucht.

Stand: November 2026. Die Beispielrechnung ist vereinfacht und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Prüfung. Maßgeblich sind deine tatsächlichen Verträge, Kosten und die für deine Veranstaltung geltenden Anforderungen.