Für Veranstalter · 02.11.2026 · 5 Min. Lesezeit

Getränkeverkauf auf Veranstaltungen: Worauf es an der Bar wirklich ankommt

Übersicht Getränkeverkauf: Menge planen, Preise kalkulieren, Gestattung, Jugendschutz, Kasse und Mehrwegbecher

Bei vielen kleinen Veranstaltungen entscheidet nicht der Ticketverkauf, ob am Ende Geld übrig bleibt, sondern die Bar. Die Gagen sind bezahlt, die Technik auch, und was du über Getränke einnimmst, finanziert das nächste Event. Umso wichtiger ist es, den Getränkeverkauf gut zu planen: genug einkaufen, aber nicht zu viel, sinnvolle Preise setzen und die Regeln kennen.

Dieser Artikel führt dich durch alles, worauf es ankommt. Mengen und Gewinn kannst du direkt im Getränke-Rechner ausrechnen.

1. Die richtige Menge planen

Die Grundformel ist einfach: Gäste × Stunden × Getränke pro Gast und Stunde. Schwierig ist der letzte Wert, denn er hängt stark von deinem Publikum ab:

  • Bei ruhigen Veranstaltungen wie Lesungen oder Familienfesten wird deutlich weniger getrunken als bei einem Clubkonzert oder einer Party.
  • Bei Hitze steigt vor allem der Bedarf an Wasser und Softdrinks.
  • Die meisten Getränke werden nicht gleichmäßig verkauft, sondern in Spitzen, etwa vor dem Hauptact oder in den Umbaupausen.

Der beste Wert ist immer dein eigener: Schreib nach jeder Veranstaltung auf, wie viele Gäste da waren und was verkauft wurde. Beim nächsten Mal kannst du dann viel genauer planen.

Tipp: Ware auf Kommission

Viele Getränkehändler bieten an, dass du ungeöffnete Kisten und Fässer nach der Veranstaltung zurückgeben kannst. Frag beim Einkauf gezielt danach. So kannst du großzügiger planen, ohne auf Resten sitzen zu bleiben. Kläre auch, wer Kühlung, Zapfanlage und Leergut organisiert.

2. Preise kalkulieren

Der Einkaufspreis ist nur ein Teil deiner Kosten. Rechne außerdem ein:

  • Schwund: Verschüttetes, Bruch, Freigetränke für Bands und Helfer.
  • Material: Becher, Eis, CO2 für die Zapfanlage, Strom für die Kühlung.
  • Miete: Zapfanlage, Kühlwagen, Bierzeltgarnituren.
  • Umsatzsteuer: Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, gehen von jedem Getränkepreis 19 % an das Finanzamt. Für Speisen gilt seit 2026 dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 %, für Getränke bleibt es bei 19 %.

Runde Preise wie 3 € oder 4 € machen den Verkauf an der Bar schneller, weil weniger Wechselgeld nötig ist. Hänge die Preise gut lesbar aus, und zwar als Endpreise.

Rechenbeispiel

Mit den Standardwerten im Getränke-Rechner, also 300 Gästen, 6 Stunden, gemischtem Publikum und normalem Wetter, ergeben sich rund 1.440 verkaufte Getränke. Bei den Beispielpreisen bleiben nach dem Wareneinkauf etwa 3.300 Euro, ohne Umsatzsteuer. Davon gehen noch Becher, Eis, Miete und gegebenenfalls Personal ab. Probier es mit deinen eigenen Zahlen aus.

3. Die Gestattung für Alkohol

Wer bei einer Veranstaltung alkoholische Getränke gegen Geld ausschenkt, braucht in der Regel eine Gestattung nach § 12 Gaststättengesetz von der Gemeinde. Für nur alkoholfreie Getränke ist sie meist nicht nötig. Beantrage sie rechtzeitig, viele Gemeinden verlangen den Antrag mindestens zwei Wochen vorher. Mehr dazu in unserem Artikel Veranstaltung anmelden.

Wichtig, wenn du Alkohol verkaufst: Mindestens ein alkoholfreies Getränk darf nicht teurer sein als das günstigste alkoholische Getränk, gerechnet auf die gleiche Menge. Ein günstiges Wasser oder ein Apfelsaft auf der Karte erfüllt das.

4. Jugendschutz an der Theke

Das Jugendschutzgesetz legt klare Altersgrenzen fest:

GetränkAbgabe erlaubt ab
Bier, Wein, Sekt und Mischungen daraus (z. B. Radler, Weinschorle)16 Jahren
Spirituosen und alles, was Spirituosen enthält (z. B. Longdrinks, Cocktails, Alkopops)18 Jahren

Auch ein Mixgetränk mit wenig Schnaps gilt als Spirituosengetränk. So setzt du den Jugendschutz praktisch um:

  • Ausweise am Einlass kontrollieren und Bändchen in verschiedenen Farben je Altersgruppe ausgeben.
  • Die Theke mit Erwachsenen besetzen und im Zweifel noch einmal nach dem Ausweis fragen.
  • Spirituosen, wenn möglich, an einem eigenen Stand ausschenken.
  • Keine Getränke an erkennbar Betrunkene ausgeben.

5. Die richtige Kasse

Eine Pflicht, eine elektronische Kasse zu benutzen, gibt es in Deutschland nicht. Viele kleine Veranstalter arbeiten mit einer offenen Ladenkasse, also einer Geldkassette. Dann musst du keinen Bon ausgeben, aber die Einnahmen trotzdem ordentlich aufzeichnen, zum Beispiel mit einem täglichen Kassenbericht und Kassensturz.

Nutzt du eine elektronische Kasse oder eine Kassen-App, muss sie eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) haben, und du musst Belege ausgeben. Frag im Zweifel deine Steuerberatung, was für deinen Fall am einfachsten ist.

Ein bewährter Trick für den Ablauf: Wertmarken oder Bons. Die Gäste kaufen an einer Kasse Marken und tauschen sie an der Bar gegen Getränke. So hat das Barpersonal kein Bargeld in der Hand, und die Abrechnung wird einfacher.

6. Becher, Pfand und Mehrweg

  • Pfand ausweisen: Das Becherpfand gehört nicht in den Getränkepreis, muss aber zusätzlich angegeben werden, zum Beispiel „Bier 0,4 l: 4,00 € zzgl. 2,00 € Becherpfand“.
  • Mehrwegangebotspflicht: Wer Getränke in Einwegbechern ausgibt, muss grundsätzlich auch eine Mehrwegalternative anbieten. Kleine Betriebe mit höchstens fünf Beschäftigten und höchstens 80 m² Verkaufsfläche sind ausgenommen, müssen aber mitgebrachte Becher befüllen und darauf hinweisen. Ob die Ausnahme für deinen Stand gilt, klärst du am besten mit der zuständigen Behörde.
  • Am einfachsten: Gleich Mehrwegbecher mit Pfand verwenden. Das spart Müll und Ärger, und viele Getränkehändler oder Becherverleihe liefern die Becher samt Spülservice.

7. Hygiene

Gläser und Becher müssen sauber gespült, Zapfanlagen regelmäßig gereinigt werden. Für die Spülmöglichkeit brauchst du fließendes Wasser. Die Lebensmittelüberwachung deiner Stadt kann Auflagen machen, frag am besten zusammen mit der Gestattung nach.

Checkliste für deine Bar

  • Menge mit dem Getränke-Rechner geplant, Kommission mit dem Händler geklärt
  • Preise kalkuliert, Endpreise und Pfand ausgehängt
  • Mindestens ein günstiges alkoholfreies Getränk im Angebot
  • Gestattung für den Alkoholausschank beantragt
  • Jugendschutz organisiert: Bändchen, Ausweiskontrolle, Thekenpersonal eingewiesen
  • Kasse oder Wertmarken vorbereitet, Wechselgeld besorgt
  • Becher, Pfand und Mehrweg geregelt
  • Spülmöglichkeit, Kühlung und Zapfanlage organisiert

Den Gewinn aus der Bar kannst du im Break-even-Rechner als Einnahme eintragen und siehst dann, wie viele Tickets du noch verkaufen musst.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Übersicht und keine Rechts- oder Steuerberatung. Was genau für deine Veranstaltung gilt, klärst du mit deiner Gemeinde, dem Finanzamt oder deiner Steuerberatung.

Quellen